Deelname
1 de deelname aan de beurs als standhouder is voorbehouden voor Europen geregistreerde oefenfirma's;
2 de deelnemer heeft gedurende de overeengekomen periode recht op de standruimte op een door de HoGent te bepalen plaats.
Betaling en inschrijving
3 de betaling van de standkosten dient te geschieden na ontvangst van de factuur, alles zonder korting of compensatie Hogeschool Gent Bedrijf en Organisatie Valentin Vaerwijckweg 1, 9000 Gent,
t.a.v. Jan Schelstraete, BTW-nummer: BE 0255 647 755.
Op het overschrijvingsformulier dient u de deelnemende oefenfirma(‘s) + de naam te vermelden;
4 de inschrijving geldt pas na ontvangst van de betaling. Een enkelvoudige stand kost €50,00 en een dubbele stand €100.
5 de inschrijving gebeurt via de website www.hogentbeurs.weebly.com zal de inschrijving schriftelijk bevestigen;
6 het inschrijvingsgeld wordt niet terugbetaald ook niet wanneer een oefenfirma beslist haar inschrijving te annuleren;
7 inschrijvingen gelden in volgorde van betaling. Het inschrijvingsgeld wordt terugbetaald indien er geen ruimte meer beschikbaar is. Er zijn maximaal 35 standen beschikbaar.
Gebruik standruimte
8 de deelnemer is verplicht gedurende de gehele duur van de beurs de standruimte met een voldoende assortiment artikelen en personeel bezet te houden en de geëxposeerde artikelen tijdens de openingstijden niet aan het oog van de bezoekers te onttrekken;
9 de deelnemers zijn niet gerechtigd een zodanig gebruik van de standruimte te maken dat andere deelnemers of bezoekers daardoor schade of hinder ondervinden van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of in enige andere vorm, alles ter beoordeling;
10 de deelnemers zijn niet gerechtigd buiten of boven de stand binnen het beurscomplex goederen, meubilair, uithangborden of reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen;
11 de deelnemers zijn niet gerechtigd entreegelden of een vergoeding of prestatie van enigerlei aard te vorderen of te verzoeken van bezoekers voor het bezoeken van de standruimte of het daarin bijwonen van demonstraties, presentaties, e.d.
Catalogus
12 indien voor de beurs een catalogus wordt vervaardigd, heeft de deelnemer recht op vermelding van zijn deelneming aan de HoGent-beurs in de catalogus en wordt aan hem kosteloos een exemplaar verstrekt. Deze catalogus wordt samengesteld aan de hand van de door de deelnemers zelf verstrekte gegevens.
Handhaving en orde
13 De HoGent draagt zorg voor de handhaving van de orde binnen de gebouwen en terreinen. Zij geven daartoe zodanige voorschriften en aanwijzingen als zij in het belang van orde en veiligheid nuttig en nodig achten en regelen openstelling van gebouwen en terreinen voor het publiek;
14 de deelnemer is verplicht zowel de voorschriften en aanwijzingen, bedoeld in het vorige lid, alsook overige (overheids-)voorschriften in het belang van orde en veiligheid, stipt na te leven en op te volgen. De HoGent is gerechtigd jegens de deelnemer die de verplichting, omschreven in de voorgaande zin, niet of niet geheel nakomt, zodanige voorzieningen te treffen als hem nuttig of nodig lijkt.
Aansprakelijkheid
15 de HoGent is niet aansprakelijk voor schade, hoe ook genaamd, direct of indirect geleden door de deelnemer, diens personeel of diens bezoekers – bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook daaronder begrepen – indien deze schade is veroorzaakt door derden;
16 de deelnemer vrijwaart en de HoGent tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe ook genaamd, veroorzaakt door de deelnemer zelf, diens personeel of diens bezoekers.
Inrichting standruimte
17 het staat de deelnemer vrij, met inachtneming van de door de HoGent gegeven voorschriften of aanwijzingen, de standruimte naar eigen inzicht in te richten;
18 de inrichting van de stand moet gebeuren op donderdag 26 april 2018 tussen 07.00 u. en 09.45 u.;
19 inrichting van de stand buiten deze uren wordt niet toegelaten. Het inschrijvingsgeld wordt niet terugbetaald;
20 aansluitpunten voor elektra, verwarming- en ventilatie-installaties of brandbeveiligingsapparatuur, die zich eventueel in, boven of op de vloer van de standruimte bevinden, moeten te allen tijde gemakkelijk bereikbaar en vrij blijven;
21 er mag geen vloerbedekking op de vloer worden aangebracht;
22 de deelnemer krijgt de standruimte ter beschikking met 2 tafels, 4 stoelen en elektriciteit. Er worden geen laptops of staantafels voorzien.
23 ledige emballage mag zich niet buiten de door de HoGent aangewezen ruimte bevinden.
Schoonmaak en ontruiming van de stand
24 de deelnemer is verplicht te zorgen voor het schoonmaken/-houden van zijn stand;
25 de deelnemer is gehouden de standruimte na ontruiming in dezelfde staat achter te laten als waarin deze hem door de HoGent ter beschikking werd gesteld. Eventuele door de HoGent geconstateerde beschadigingen en verontreinigingen worden door de HoGent hersteld en de hieraan verbonden kosten worden aan de deelnemer doorgerekend;
26 met de ontruimingswerkzaamheden, afvoertransporten, aanvoer van emballage en andere hulpmaterialen en het inpakken van goederen mag eerst worden aangevangen na sluiting van de beurs, doch niet eerder dan nadat door de HoGent alle maatregelen voor de ontruiming zijn genomen;
27 de ontruiming van de stands mag in geen enkel geval gebeuren voor de HoGent het sein hiertoe gegeven heeft. Het einde van de beurs is voorzien op donderdag 26 april 2018 om 15.00 u.
Veiligheidsvoorschriften
28 alle uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen, etc. mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd;
29 alle brandblusmiddelen, brandkranen moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven. Eventueel aanwezige sprinklerinstallaties moeten onbelemmerd kunnen functioneren;
30 voor de bouw en bekleding van standruimte, alsmede voor decoratiemateriaal mogen geen licht ontbrandbare stoffen worden gebruikt;
31 het is de deelnemer verboden apparaten, toestellen, kachels, haarden etc. met open vuur te demonstreren;
32 het is de deelnemer verboden in de gebouwen motorvoertuigen te exposeren, dan wel toe te passen bij de standbouw en inrichting tenzij de brandstoftank geheel of vrijwel geheel leeg en op slot is, en de accuklemmen niet aan de accu verbonden zijn;
33 de deelnemer is verplicht alle aanwijzingen door de HoGent en/of brandweer onverwijld op te volgen;
34 in het beursgebouw geldt een absoluut rookverbod.
Beveiliging
35 de HoGent zal zodanige maatregelen nemen en zodanige voorschriften geven als zij nodig achten voor de beveiliging.
36 de goederen van de deelnemer zijn en blijven voor eigen rekening en risico. De HoGent sluiten iedere aansprakelijkheid uit terzake van schade aan, verzoek of diefstal van op het beurscomplex aanwezige goederen;
37 de deelnemer draagt zelf zorg voor het toezicht op zijn stand gedurende de tijd dat de beurs wordt opgebouwd, tijdens de uren dat de beurs c.q. het gebouw voor bezoek is opengesteld en gedurende de tijd dat deze wordt ontruimd;
Relatiegeschenken, transacties
39 voor hun persoonlijke aankopen hebben deelnemers of bezoekers die bij een oefenfirma horen recht op een bedrag van 2 500,00 euro;
40 elke oefenfirma die aan een beurs deelneemt of een beurs bezoekt, bezorgt Cofeba een lijst met de namen van de studenten en dit ten laatste drie weken voor de beurs. Aanvragen die achteraf worden ingediend, worden niet meer behandeld. Cofeba stort een bedrag van 2 500,00 euro per student op de personeelsrekening verminderd met het positieve saldo van de personeelsrekening. Om er zeker van te zijn dat ook de facturen van vorige personeelsaankopen vereffend kunnen worden, ontvangt men bovenop bovenstaand bedrag 10 000,00 euro extra.
41 de oefenfirma’s die geen stand hebben op de beurs mogen noch verkooptransacties verrichten noch promotie voeren in het beursgebouw;
42 tijdens de HoGent-beurs zijn alle vormen van reële verkopen door deelnemers en bezoekers strikt verboden. Verkopen ten voordele van een goed doel en na toestemming van de HoGent vormen hierop een uitzondering;
43 tijdens de beurs kunnen bezoekers die NIET bij een oefenfirma horen bezoekersaankopen doen. Er is geen beperking op het bedrag van de aankopen, maar de persoonlijke aankopen moeten wel realistisch zijn. Als betaalmiddel wordt een beurskaart gebruikt. De deelnemende oefenfirma handelt bezoekersverkopen af als contante verkopen.
1 de deelname aan de beurs als standhouder is voorbehouden voor Europen geregistreerde oefenfirma's;
2 de deelnemer heeft gedurende de overeengekomen periode recht op de standruimte op een door de HoGent te bepalen plaats.
Betaling en inschrijving
3 de betaling van de standkosten dient te geschieden na ontvangst van de factuur, alles zonder korting of compensatie Hogeschool Gent Bedrijf en Organisatie Valentin Vaerwijckweg 1, 9000 Gent,
t.a.v. Jan Schelstraete, BTW-nummer: BE 0255 647 755.
Op het overschrijvingsformulier dient u de deelnemende oefenfirma(‘s) + de naam te vermelden;
4 de inschrijving geldt pas na ontvangst van de betaling. Een enkelvoudige stand kost €50,00 en een dubbele stand €100.
5 de inschrijving gebeurt via de website www.hogentbeurs.weebly.com zal de inschrijving schriftelijk bevestigen;
6 het inschrijvingsgeld wordt niet terugbetaald ook niet wanneer een oefenfirma beslist haar inschrijving te annuleren;
7 inschrijvingen gelden in volgorde van betaling. Het inschrijvingsgeld wordt terugbetaald indien er geen ruimte meer beschikbaar is. Er zijn maximaal 35 standen beschikbaar.
Gebruik standruimte
8 de deelnemer is verplicht gedurende de gehele duur van de beurs de standruimte met een voldoende assortiment artikelen en personeel bezet te houden en de geëxposeerde artikelen tijdens de openingstijden niet aan het oog van de bezoekers te onttrekken;
9 de deelnemers zijn niet gerechtigd een zodanig gebruik van de standruimte te maken dat andere deelnemers of bezoekers daardoor schade of hinder ondervinden van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of in enige andere vorm, alles ter beoordeling;
10 de deelnemers zijn niet gerechtigd buiten of boven de stand binnen het beurscomplex goederen, meubilair, uithangborden of reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen;
11 de deelnemers zijn niet gerechtigd entreegelden of een vergoeding of prestatie van enigerlei aard te vorderen of te verzoeken van bezoekers voor het bezoeken van de standruimte of het daarin bijwonen van demonstraties, presentaties, e.d.
Catalogus
12 indien voor de beurs een catalogus wordt vervaardigd, heeft de deelnemer recht op vermelding van zijn deelneming aan de HoGent-beurs in de catalogus en wordt aan hem kosteloos een exemplaar verstrekt. Deze catalogus wordt samengesteld aan de hand van de door de deelnemers zelf verstrekte gegevens.
Handhaving en orde
13 De HoGent draagt zorg voor de handhaving van de orde binnen de gebouwen en terreinen. Zij geven daartoe zodanige voorschriften en aanwijzingen als zij in het belang van orde en veiligheid nuttig en nodig achten en regelen openstelling van gebouwen en terreinen voor het publiek;
14 de deelnemer is verplicht zowel de voorschriften en aanwijzingen, bedoeld in het vorige lid, alsook overige (overheids-)voorschriften in het belang van orde en veiligheid, stipt na te leven en op te volgen. De HoGent is gerechtigd jegens de deelnemer die de verplichting, omschreven in de voorgaande zin, niet of niet geheel nakomt, zodanige voorzieningen te treffen als hem nuttig of nodig lijkt.
Aansprakelijkheid
15 de HoGent is niet aansprakelijk voor schade, hoe ook genaamd, direct of indirect geleden door de deelnemer, diens personeel of diens bezoekers – bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook daaronder begrepen – indien deze schade is veroorzaakt door derden;
16 de deelnemer vrijwaart en de HoGent tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe ook genaamd, veroorzaakt door de deelnemer zelf, diens personeel of diens bezoekers.
Inrichting standruimte
17 het staat de deelnemer vrij, met inachtneming van de door de HoGent gegeven voorschriften of aanwijzingen, de standruimte naar eigen inzicht in te richten;
18 de inrichting van de stand moet gebeuren op donderdag 26 april 2018 tussen 07.00 u. en 09.45 u.;
19 inrichting van de stand buiten deze uren wordt niet toegelaten. Het inschrijvingsgeld wordt niet terugbetaald;
20 aansluitpunten voor elektra, verwarming- en ventilatie-installaties of brandbeveiligingsapparatuur, die zich eventueel in, boven of op de vloer van de standruimte bevinden, moeten te allen tijde gemakkelijk bereikbaar en vrij blijven;
21 er mag geen vloerbedekking op de vloer worden aangebracht;
22 de deelnemer krijgt de standruimte ter beschikking met 2 tafels, 4 stoelen en elektriciteit. Er worden geen laptops of staantafels voorzien.
23 ledige emballage mag zich niet buiten de door de HoGent aangewezen ruimte bevinden.
Schoonmaak en ontruiming van de stand
24 de deelnemer is verplicht te zorgen voor het schoonmaken/-houden van zijn stand;
25 de deelnemer is gehouden de standruimte na ontruiming in dezelfde staat achter te laten als waarin deze hem door de HoGent ter beschikking werd gesteld. Eventuele door de HoGent geconstateerde beschadigingen en verontreinigingen worden door de HoGent hersteld en de hieraan verbonden kosten worden aan de deelnemer doorgerekend;
26 met de ontruimingswerkzaamheden, afvoertransporten, aanvoer van emballage en andere hulpmaterialen en het inpakken van goederen mag eerst worden aangevangen na sluiting van de beurs, doch niet eerder dan nadat door de HoGent alle maatregelen voor de ontruiming zijn genomen;
27 de ontruiming van de stands mag in geen enkel geval gebeuren voor de HoGent het sein hiertoe gegeven heeft. Het einde van de beurs is voorzien op donderdag 26 april 2018 om 15.00 u.
Veiligheidsvoorschriften
28 alle uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen, etc. mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd;
29 alle brandblusmiddelen, brandkranen moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven. Eventueel aanwezige sprinklerinstallaties moeten onbelemmerd kunnen functioneren;
30 voor de bouw en bekleding van standruimte, alsmede voor decoratiemateriaal mogen geen licht ontbrandbare stoffen worden gebruikt;
31 het is de deelnemer verboden apparaten, toestellen, kachels, haarden etc. met open vuur te demonstreren;
32 het is de deelnemer verboden in de gebouwen motorvoertuigen te exposeren, dan wel toe te passen bij de standbouw en inrichting tenzij de brandstoftank geheel of vrijwel geheel leeg en op slot is, en de accuklemmen niet aan de accu verbonden zijn;
33 de deelnemer is verplicht alle aanwijzingen door de HoGent en/of brandweer onverwijld op te volgen;
34 in het beursgebouw geldt een absoluut rookverbod.
Beveiliging
35 de HoGent zal zodanige maatregelen nemen en zodanige voorschriften geven als zij nodig achten voor de beveiliging.
36 de goederen van de deelnemer zijn en blijven voor eigen rekening en risico. De HoGent sluiten iedere aansprakelijkheid uit terzake van schade aan, verzoek of diefstal van op het beurscomplex aanwezige goederen;
37 de deelnemer draagt zelf zorg voor het toezicht op zijn stand gedurende de tijd dat de beurs wordt opgebouwd, tijdens de uren dat de beurs c.q. het gebouw voor bezoek is opengesteld en gedurende de tijd dat deze wordt ontruimd;
Relatiegeschenken, transacties
39 voor hun persoonlijke aankopen hebben deelnemers of bezoekers die bij een oefenfirma horen recht op een bedrag van 2 500,00 euro;
40 elke oefenfirma die aan een beurs deelneemt of een beurs bezoekt, bezorgt Cofeba een lijst met de namen van de studenten en dit ten laatste drie weken voor de beurs. Aanvragen die achteraf worden ingediend, worden niet meer behandeld. Cofeba stort een bedrag van 2 500,00 euro per student op de personeelsrekening verminderd met het positieve saldo van de personeelsrekening. Om er zeker van te zijn dat ook de facturen van vorige personeelsaankopen vereffend kunnen worden, ontvangt men bovenop bovenstaand bedrag 10 000,00 euro extra.
41 de oefenfirma’s die geen stand hebben op de beurs mogen noch verkooptransacties verrichten noch promotie voeren in het beursgebouw;
42 tijdens de HoGent-beurs zijn alle vormen van reële verkopen door deelnemers en bezoekers strikt verboden. Verkopen ten voordele van een goed doel en na toestemming van de HoGent vormen hierop een uitzondering;
43 tijdens de beurs kunnen bezoekers die NIET bij een oefenfirma horen bezoekersaankopen doen. Er is geen beperking op het bedrag van de aankopen, maar de persoonlijke aankopen moeten wel realistisch zijn. Als betaalmiddel wordt een beurskaart gebruikt. De deelnemende oefenfirma handelt bezoekersverkopen af als contante verkopen.